Publié le 04/02/2020 • Par Hélène Girard • dans : Actualité CultureFrance


La question des archives ne vient pas forcément à l’esprit des édiles qui s’apprêtent à clore leur mandat. Pourtant, leur bonne gestion figure parmi les responsabilités du maire, qui doit procéder à un récolement en bonne et due forme. En cas de négligence, l’Etat, et le successeur en mairie, risquent fort de s’en mêler.

 

 

Je termine mon mandat, les archives de ma commune sont-elles bien en ordre ? Qu’ils se représentent ou pas, les maires sortants ne sont guère obnubilés par cette question, qui a pourtant son importance. Ce, pour une double raison : d’abord, la gestion des archives fait partie des obligations légales du maire (articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine) ; ensuite, ce dernier est tenu de procéder à un récolement des archives de sa commune à l’occasion des élections municipales.

Procès-verbal de récolement des archives

Comme à chaque scrutin municipal, le Service interministériel des archives de France (SIAF) a produit une circulaire sur le sujet : « Préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020 ».

L’obligation de récoler les archives municipales à l’occasion des élections est loin d’être une nouveauté : elle remonte à un arrêté interministériel du 31 décembre… 1926 (article 4), qui dispose qu’« un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, appuyé sur un récolement sommaire ou détaillé, est établi après chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. »

Le maire sortant, puis le maire entrant, doivent procéder à la vérification systématique des fonds et des collections, en vérifiant la localisation et l’état de conservation. En cas de problème, c’est la confrontation des deux procès-verbaux de récolement (qui doivent être adressés au préfet), qui permet d’établir et de certifier de façon contradictoire l’état des collections à l’instant T.

Symbolique politique du récolement

Loin d’être une simple procédure administrative, le récolement a en fait une forte symbolique politique : « Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art.432- 15 à 432-17 du Code pénal) », explique le SIAF.

De plus, le récolement est une dimension utilitaire pour le directeur des archives départementales, « dans le cadre du suivi qu’il exerce au titre du contrôle scientifique et technique sur les archives des communes », complète le SIAF.

Archives manquantes, soupçons sur les prédécesseurs

Difficile donc de zapper le récolement sans que le maire se voit rattrapé par l’Etat, par le biais des archives départementales ou du préfet.

« Si la gestion des archives n’est pas transparente, l’équipe entrante pourrait avoir des soupçons sur la bonne gestion de ses prédécesseurs, insistaient les archivistes Katell Auguié et Agnès Dejob, lors d’un entretien avec la Gazette, à l’occasion du précédent scrutin en 2014. Par exemple, le récolement permet d’expliquer les anomalies. Dans le cas où le récolement n’aurait pas été dressé, si un document manque, son absence resterait suspecte sans qu’on sache à quelle mandature l’imputer. »

Les deux professionnelles venaient de signer le guide “Les archives se récolent”, publié le 27 mars 2014 par l’Association des archivistes français (AAF). Cette dernière continue d’en recommander la lecture pour le scrutin de cette année. De même, les conseils donnés en 2014 sur la méthode du récolement restent d’actualité.

Les archivistes mobilisés auprès des élus

L’association, qui revendique un rôle de sensibilisation des élus à leurs obligations en matière d’archives, a d’ailleurs concocté un vade-mecum en ligne pour les maires sortants de 2020, avec, entre autres, les 5 circulaires indispensables, et un annuaire des services d’archives territoriaux, auxquels les élus peuvent s’adresser pour des conseils sur la gestion des archives en général, et sur le récolement électoral, en particulier.

En outre, l’AAF invite ses adhérents à « mobiliser leurs élus » avant les élections de mars prochains.